Construyendo Relaciones Norte y Sur
OJO: Actualmente las actividades de ForAL se encuentran suspendidas.
Herramientas para buscadores de fondos en Estados Unidos
I. Cartas de presentación/averiguación (en inglés: letter of inquiry o LOI)
a) Descripción: Esta carta es la propuesta preliminar de una solicitud de proyecto más amplio. Estas cartas, que se conocen en inglés por “letter of inquiry” o LOI, se han convertido en un recurso de gran utilidad tanto para el donante como para la organización que busca fondos. En un texto de no más de dos páginas, el grupo que busca fondos no invierte tiempo en escribir el proyecto completo cuando no está seguro si su propuesta va a interesarle al donante. Para éste, es una forma rápida de conocer a la organización y saber si el proyecto tiene potencial y si es de interés para su fundación. En cierta medida es una forma de ahorrar tiempo al momento de buscar y de distribuir fondos. La característica principal es que estas cartas son claras, concisas y concretas.
b) Contenido: Aunque no hay una sola forma de escribir las cartas de presentación/averiguación, se puede decir que en general se recomienda no escribir más de dos páginas, sin incluir materiales adicionales. Además es recomendable estar en papel membretado de la organización e ir firmadas por el/la Director/a. A continuación se dan pautas para el contenido del texto. Por la brevedad de la carta, solo se puede incluir unas frases para cada punto y posiblemente no va a ser posible tocar todos los puntos.
- Nombre del proyecto o tema del trabajo a realizar.
- Una breve descripción del propósito y naturaleza del proyecto propuesto.
- El problema a que el proyecto se dirige y por qué es importante dar una respuesta.
- Con el proyecto planteado, ¿cómo se planea enfrentar el problema?
- La experiencia que tiene la organización para trabajar el tema que se propone.
- La ubicación geográfica del proyecto.
- Periodo de tiempo para el cual se está solicitando los fondos.
- Información de otros grupos u organizaciones que van a trabajar o colaborar en el mismo proyecto. OJO: Por lo general, poder mostrar colaboración con otras organizaciones refuerza y da credibilidad al perfil de su organización.
- El monto solicitado a la Fundación. En caso que hayan otras fuentes de financiación, ser específico con lo que se solicita a esta fundación.
- Cuál es la relación que tiene el tema/proyecto con los intereses/áreas de la fundación a la que se le solicita fondos.
- Quiénes serán las personas claves en implementar el proyecto.
- Qué resultados espera obtener a mediano y largo plazo.
- Cómo pretende diseminar la información sobre el proyecto.
- Cómo planea evaluar el proyecto y cómo van a saber si han logrado los resultados esperados
c) Consejos antes y durante la preparación de las cartas de presentación:
- Revise los sitios web de la fundación y busque todas las preguntas.
- Solicite información a los Oficiales de Programa en caso que no esté claro o que busca.
- Lea los Informes Anuales de la fundación (si están disponibles) y lea con atención los nombres de organizaciones a quienes se le han concedido fondos.
- Revise con cuidado la guía para la distribución de fondos.
- Siempre escriba claro para que la persona que leerá su documento entienda qué es lo que su organización quiere hacer.
- Conteste lo siguiente: qué estoy proponiendo hacer, cuánto estoy pidiendo para esto y por cuánto tiempo se hará el trabajo.
- Mantenga cada párrafo corto.
d) Composición:
- En el párrafo introductorio, dé el nombre del proyecto, la meta del mismo, el resultado posible y cuánto es el monto solicitado.
- En el siguiente párrafo justifique y diga: los beneficiarios, las causas del problema a resolver, qué se puede hacer para enfrentar el problema, qué se hace ya para dar respuesta, qué hace falta hacer y cuáles serían las consecuencias de no hacerse nada.
- En el tercer y cuarto párrafo, describa las actividades del proyecto: escriba ideas generales de las acciones propuestas, indique cuál es la novedad del enfoque que en realidad merecen financiamiento, enumere si existen otras organizaciones o grupos que colaboran con usted en el esfuerzo, exponga los resultados esperados y concluya con el tipo de evaluación que realizará para verificar que ha alcanzado los resultados esperados.
- En el siguiente párrafo, demuestre que su organización es cailficada para llevar a cabo el proyecto: en breve diga cuál es la historia de su organización, explique la capacidad organizativa, hable de sus éxitos más recientes.
- En otro párrafo describa el presupuesto general de la organización, el costo total del proyecto y cuánto está solicitando a la fundación; indique de manera general las categorías del presupuesto del proyecto a financiar, incluya las otras fuentes de financiamiento de su organización y si es posible hable de sus colaboradores.
- Párrafo de conclusión: escriba cualquier información adicional que considere le va a interesar a la fundación, dé el nombre de la persona de contacto y cómo contactarla para el seguimiento del proyecto. En caso que la fundación no diga si ellos le contactarán, déjeles saber que usted les escribirá o les llamará, pregunte si tendrá la oportunidad de enviar una propuesta completa del proyecto y termine con una nota de agradecimiento por dar lectura a su documento.
Preparing Letters of Inquiry, Ingrid V. McGraw, Syracuse University:
http://osp.syr.edu/Training&Workshops/Letterofinquiry.ppt
Traducción/revisión por Magda Lanuza
II. Las propuestas de proyectos - Un modelo general
Se presenta aquí una propuesta para escribir un proyecto, aunque no existen modelos únicos. Esta versión incluye elementos básicos, pero suele suceder que cada fundación tiene su propia guía para la presentación de propuestas. Tampoco está comprobado que los fondos se consigan por el simple hecho de escribir buenas propuestas, pues la mayoría del financiamiento se consigue debido al cultivo de las relaciones con los donantes y por otros factores. Por lo tanto, se debe asumir que las propuestas escritas forman sólo una parte del proceso de búsqueda de fondos de las organizaciones. Y como se nota arriba, en muchos casos -probablemente la mayoría- la preparación de una propuesta formal debe venir solamente después de que una carta de presentación/averiguación resulta en una invitación de la fundación a presentar una propuesta completa.
a) Componentes de la Propuesta:
1. Carta de introducción: Se refiere a la carta que acompaña el proyecto. En el caso de que no haya habido una carta de presentación/averiguación (LOI) antes, ésta es la primera vez que el financiador va a leer sobre el proyecto, y tal vez esto sea suficiente para rechazar o seguir considerando la propuesta. Por lo tanto, ahí debe estar escrito el tipo de apoyo que se está pidiendo, los objetivos, la vinculación de su iniciativa con los lineamientos del financiador, el presupuesto total del proyecto, , y si es posible decir si hay otras fundaciones que financian este proyecto.
2. El título y el contenido del proyecto: Para proceder con el documento, en otra página se coloca el título del proyecto, el nombre y dirección de la organización, la fecha, y el nombre de la fundación a la que se le presenta la propuesta. Luego se presenta el índice del contenido del proyecto, donde se incluye en un listado simple las diferentes secciones del mismo.
3. Resumen Ejecutivo: En una sola página se dan los puntos principales de la propuesta. Se debe preparar con cuidado, ya que puede ser el texto que termine de ‘vender’ la propuesta. Aquí se incluye la siguiente información: metas y objetivos, beneficiarios, ubicación y duración, personas que trabajarán, presupuesto del proyecto, y necesidades de financiamiento. Al final debe estar claro que la organización tiene experiencia en implementar la propuesta.
4. Justificación (por qué es necesario el proyecto): Se debe explicar con precisión -en más o menos dos páginas- por qué su organización quiere llevar a cabo la propuesta. De manera breve, dé una fotografía del problema que usted pretende enfrentar. Es necesario que utilice hechos relevantes, ejemplos de la comunidad, cifras o datos que efectivamente sean correctos.
5. Metas y Objetivos: Aquí se espera que se diga qué hará la organización para atender las necesidades identificadas. Por ello las metas representan los conceptos o las situaciones ideales que no necesariamente sean medibles. Los objetivos deben ser específicos, tangibles, y expresar resultados medibles en un periodo de tiempo especifico.
6. Metodología y cronograma: En esta parte se ofrece información detallada de cómo, cuándo y quiénes serán las personas que estarán a cargo de alcanzar los objetivos del proyecto. Esta parte tiene que ser clara, específica y realista con respecto a los métodos, el tiempo posible y los recursos humanos.
7. Evaluación: Cómo hará para medir el éxito o el fracaso de los objetivos descritos. Aquí se debe presentar una guía de los instrumentos que se usarán para evaluar, en manos de quién estará la evaluación, cuándo se hará y cómo se darán a conocer los resultados.
8. Resumen del Presupuesto: En forma de texto se explica la duración del proyecto, el costo total, y si ya existen otras fuentes de financiación.
9. Presupuesto detallado: Hay diferentes maneras de estructurar un presupuesto, y más que todo depende del tipo de proyecto y/o de los requisitos de los financiadores. Sin embargo, casi todos los presupuestos tienen los siguientes componentes: personal, viajes/reuniones, equipos, impresiones, distribución de los materiales del proyecto, y costos de administración (como alquiler, comunicación, correos, servicios contables, etc.).
10. Planes futuros de financiamiento: Aunque no todos los donantes requieren esta parte, es posible que la fundación lo solicite. Aquí se debe describir los recursos financieros que se necesitarán para continuar el proyecto una vez que el apoyo solicitado se termine. Es importante además decir qué esfuerzos hará su organización para encontrar esos recursos.
11. Información anexa: Aquí cabe agregar información de peso que ayude a sustentar el proyecto, y que no necesariamente debe ir en el texto de la propuesta. Se puede incluir planes de trabajo detallados, el último informe anual de la organización, los informes financieros o auditorías, cartas de apoyo a su propuesta, un bosquejo organizativo y cualquier otro documento que ayude a establecer la credibilidad de la organización.
Funders Online: http://www.fundersonline.org/grantseekers/proposal_basics.html
Traducción/revisión por Magda Lanuza
Página Principal | Misión | Construyendo Relaciones Norte y Sur
Diálogo y Documentos | Guías Técnicas